Het beheren van uw inbox kan tegenwoordig een ontmoedigende taak zijn. Van die belangrijke e-mails die je moet zien tot die die gewoon in de weg staan, het kan vervelend zijn om alles te organiseren om te zien wat je wilt zien.
Als u de Mail-app op uw Mac gebruikt, kunt u e-mailregels instellen die u helpen alles te beheren. Direct e-mails zodra ze binnenkomen, markeer ze zodat ze gemakkelijker te vinden zijn en maak je inbox eenvoudig op, hier is hoe.
Open de regels van de Mail-app
Met uw Mail app open, volg deze stappen om toegang te krijgen tot Reglement Oppervlakte.
1) Klik Mail uit het menu en selecteer voorkeuren.
2) Klik in het venster dat wordt geopend Reglement.
3) Alle regels die u hebt ingesteld, worden weergegeven. Klik op om een nieuwe te maken Regel toevoegen.
Maak een e-mailregel
Nadat u klikt Regel toevoegen, er verschijnt een vak met verschillende opties voor het type regel dat u wilt maken. Begin met het beschrijven van je Regel of geef hem gewoon een naam die voor jou logisch is. Ga vervolgens verder met het instellen.
Stel de voorwaarden in
In het volgende gedeelte stelt u de voorwaarden in voor de inkomende e-mail. Na het woord Als, selecteer een van beide Ieder of Allemaal uit de vervolgkeuzelijst. Vraag jezelf af, wil je dat aan elke voorwaarde die je invoert, wordt voldaan of aan alle voorwaarden?
Daarna stel je de voorwaarden in om aan te voldoen en heb je veel opties om uit te kiezen. Het eerste vak is voor die e-mails die binnenkomen en hoe ze te identificeren. Dus kies uit keuzes zoals:
- Van wie de e-mail afkomstig is, wie is gekopieerd of wat er in de onderwerpregel staat
- De verzonden of ontvangen datum
- Als de afzender in uw contacten staat of niet, een VIP is of lid is van een groep
- Als de e-mailprioriteit hoog, normaal of laag is
- De e-mail bevat een bepaald type bijlage
Afhankelijk van de optie die u selecteert, ziet u verschillende opties. Bijvoorbeeld, Afzender staat in mijn contacten, Prioriteit, of Bericht is ongewenste e-mail bieden geen verdere voorwaarden om in te stellen. Maar anderen vragen om aanvullende voorwaarden. Bijvoorbeeld, Type bijlage vraagt u om uit een lijst te kiezen en datum verzonden of ontvangen vraagt u om de e-mailleeftijd.
Mogelijk moet u beslissen wat het bericht moet bevatten, bevat niet, begint met, eindigt met, of is gelijk aan. Volg dat door tekst in het derde vak in te voeren. U kunt dus iets invoeren als "Van bevat het woord Apple" of "Onderwerp bevat het woord Sale".
Stel de acties in
Nadat u de voorwaarden voor de inkomende e-mail hebt ingesteld, bepaalt u welke acties moeten worden ondernomen. Kies uit opties zoals:
- Verplaats het bericht naar een andere mailbox of map
- Stel de kleur van het bericht in
- Automatisch beantwoorden of doorsturen van het bericht
- Verwijder het bericht
- Markeer het bericht als gelezen
Net als bij de voorwaarden die u instelt, vragen de acties mogelijk om meer informatie. Als je kiest Bericht verplaatsen, u moet de mailbox en map kiezen. Of, als u selecteert Stel de kleur van het bericht in, u moet de kleur kiezen en bepalen of deze op de achtergrond of tekst moet worden toegepast.
Nadat u uw beschrijving, voorwaarden en acties hebt ingesteld, klikt u op OK en je nieuwe regel is klaar om te gaan. U ziet het dan in uw lijst met regels in het vak Voorkeuren.
Als u ooit een regel wilt wijzigen, selecteert u deze en klikt u op Bewerk. U kunt ook klikken Duplicaat om een regel te kopiëren en vervolgens kleine wijzigingen aan te brengen of Verwijderen een regel die u niet langer nodig hebt.
Voorbeeld regels
Weet u niet zeker hoe deze regels u kunnen helpen? Hier zijn enkele voorbeelden.
- Verplaats berichten van je baas naar je werkmap.
- Ontvang meldingen wanneer u berichten van uw moeder ontvangt.
- Markeer en beantwoord automatisch berichten die als hoge prioriteit zijn gemarkeerd.
- Verwijder automatisch berichten met bepaalde woorden in het onderwerp.
- Speel een geluid af wanneer e-mails met mediabijlagen binnenkomen.
Zoals u kunt zien, kunnen regels u niet alleen helpen bij het organiseren van uw inbox door berichten te verplaatsen of verwijderen, maar ook meldingen te ontvangen voor belangrijke berichten of berichten automatisch te markeren zodat ze gemakkelijker te herkennen zijn.
Bovendien kunt u meer dan één set voorwaarden en acties instellen voor een bericht met behulp van de plustekens in die secties om meer toe te voegen.
Regel voor e-mailregels!
Het duurt niet lang om regels in de Mail-app in te stellen en als je dat doet, kun je ze gebruiken om je inbox te ordenen zonder een andere vinger op te tillen. Ben je klaar om te beginnen met het opstellen van enkele regels? Laat ons weten welke u maakt die u het meest helpen.
En bekijk hoe u e-mails op uw iPhone en iPad kunt filteren of hoe u kunt werken met e-mailregels in Gmail.
